處理哪些資料及用途
我們處理帳戶及聯絡資料以提供服務；網站內容及經你批准的文件用於準備搜尋及回答。對話、你自願提供的聯絡資料，以及已授權操作所需的資料，用於回答、真人跟進及服務診斷。AI 請求可包括問題、相關對話、獲授權的文件片段及必要的會員操作結果。對話及私人會員資料不會自動加入網站知識索引。請勿提交密碼、付款卡資料或不必要的敏感資料。
使用哪些 AI 處理服務
AskCore 使用 iGears 的 GenCMS／AIHK AI 處理服務，提供回答生成、將文字轉為搜尋表示（嵌入）及搜尋結果排序。必要的問題、文件文字、對話背景及獲授權操作結果，會按所用功能送往該服務處理。這些服務名稱用於說明資料流向。
尚待確認：GenCMS／AIHK 背後實際接收資料的其他模型供應商或分包處理商、各自處理地區及合約安排，未有完整的已核實名單。本頁不能據此保證只有上述服務接收資料，亦不能保證所有 AI 處理均在香港進行。請在提交個人或機密資料前，向我們取得適用於你的部署的書面名單及安排。
會否用資料訓練模型
AskCore 現有的回答及知識準備流程，不會利用你上載的內容或對話訓練或微調通用 AI 模型。準備可搜尋的文字及嵌入資料，是讓助理檢索你批准的內容，並不等同訓練模型。服務診斷可能保存請求及回答片段，按下列規則處理。
AI 處理商的用途須另行確認：我們尚未取得涵蓋上述完整處理鏈的已核實「不作模型訓練」條款及資料保存承諾，因此目前不能承諾所有處理商均不會用資料訓練模型，亦不能承諾零保存。AskCore 內部的用途說明不代表外部處理商的承諾。請先向我們確認；不要把未確認當作已禁止訓練。
資料保存多久
下列為目前的分類處理規則。到期資料由定期清理程序處理；裝置上的聊天授權失效，不代表伺服器上的個案內容同時刪除。
| 資料類別 | 保存及刪除安排 |
|---|---|
| 匿名網頁售前對話 | 啟用訪客私隱模式時，最後一則訪客訊息後 7 日到期清理內容及相關個人資料。已轉交真人的個案按下一項處理。 |
| 匿名真人支援個案 | 結案後 30 日到期清理內容及相關個人資料；未結案或重新開啟的真人個案保留以便跟進。獨立維護的共用客戶聯絡紀錄不會因單一個案到期而自動刪除。 |
| 會員對話、電郵及帳戶紀錄 | 不套用上述匿名訪客的 7／30 日期限。目前未設統一自動到期期限，保留至獲授權刪除或按另行確認的保存安排處理。其他訊息渠道有獨立政策；必要付款或法律紀錄可能另須保留。 |
| 知識文件及搜尋資料 | 成功處理後移除原始暫存上載檔；抽取文字、搜尋資料及來源資料保留至獲授權刪除或按已確認安排處理。處理失敗的上載須由管理員處理。下載連結指向你批准的自有網站或文件。 |
| 逐步顯示的暫存回答 | 回答完成時清除；未清除的暫存副本在最後一次更新後 10 分鐘到期。已保存的完整對話仍按所屬對話類別處理。 |
| 匿名存取及恢復查詢 | 頁面記憶體內的聊天授權在閒置 5 分鐘或總共 60 分鐘後失效；結束聊天會撤銷授權。一次性電郵恢復碼有效 10 分鐘，不會授予會員權限。相關到期存取及恢復紀錄在到期後 24 小時符合例行清理條件。 |
| 診斷、用量及審計紀錄 | 匿名對話清理會移除或清空與該對話相關的原始診斷、操作及個人資料；不含對話內容的用量、品質及刪除紀錄可保留。其他診斷及審計資料目前沒有統一自動到期期限，須按授權刪除或已確認的安排處理。 |
| AskCore 管理的指定備份 | 指定資料庫備份檔在檔案最後修改後 30 日、指定品質檢查及診斷日誌在 7 日後，符合每日清理條件。這不是所有備份的最長保存保證；不涵蓋基建供應商快照、另行管理的副本或已下載檔案。這些副本的期限須另行確認。 |
| AI 處理商保存的資料 | 各處理商的請求、輸出及安全紀錄保存期尚待書面確認；上述 AskCore 的 7／30 日及暫存期限不適用於處理商副本。刪除 AskCore 內容不代表處理商同步刪除。 |
儲存及處理地區
標準雲端服務: 目前未公開確認實際儲存地區；請在上載個人資料前向我們確認。儲存、備份及 AI 處理地區須分別確認。
可另行安排香港專用部署或客戶指定環境。實際儲存、備份及 AI 處理範圍，以書面方案為準；標準雲端服務不會自動包含香港專用部署，亦不代表所有處理均在香港。
誰可存取及如何分隔資料
你授權的工作區成員按權限存取資料。iGears 獲授權的平台營運及支援人員，可為支援、維修及安全調查存取必要資料；以租戶身分進入工作區的操作會記錄於審計日誌。不同租戶的資料分隔；同一租戶的網站須明確選擇才共用知識，共用知識不會自動共用對話或操作權限。必要資料亦會交由上述 AI 處理服務，以及你啟用的通訊或其他服務處理。
你的責任及私隱要求
我們按已說明的目的處理所需資料。你應確保有權提供訪客及客戶資料，向相關人士說明用途，取得所需授權並避免過度收集。更改用途或另作推廣須有適當通知及同意；提出查詢不會自動訂閱推廣郵件。
如需確認處理商、保存或訓練安排，或提出查閱、更正、刪除及私隱要求，請電郵 [email protected]。我們可能需要核實身份及工作區權限；如法律或未完成服務責任限制刪除，會說明原因。刪除不代表即時抹除所有備份、副本或第三方紀錄。