处理哪些数据及用途
我们处理账户及联系信息以提供服务；网站内容及经你批准的文件用于准备搜索及回答。对话、你自愿提供的联系信息，以及已授权操作所需的数据，用于回答、人工跟进及服务诊断。AI 请求可包括问题、相关对话、获授权的文件片段及必要的会员操作结果。对话及私人会员数据不会自动加入网站知识索引。请勿提交密码、付款卡信息或不必要的敏感数据。
使用哪些 AI 处理服务
AskCore 使用 iGears 的 GenCMS／AIHK AI 处理服务，提供回答生成、将文字转为搜索表示（嵌入）及搜索结果排序。必要的问题、文件文字、对话背景及获授权操作结果，会按所用功能发送至该服务处理。这些服务名称用于说明数据流向。
尚待确认：GenCMS／AIHK 背后实际接收数据的其他模型供应商或分包处理商、各自处理地区及合同安排，尚无完整的已核实名单。本页不能据此保证只有上述服务接收数据，亦不能保证所有 AI 处理均在香港进行。请在提交个人或机密数据前，向我们取得适用于你的部署的书面名单及安排。
是否用数据训练模型
AskCore 现有的回答及知识准备流程，不会利用你上传的内容或对话训练或微调通用 AI 模型。准备可搜索的文字及嵌入数据，是让助手检索你批准的内容，并不等同训练模型。服务诊断可能保存请求及回答片段，按下列规则处理。
AI 处理商的用途须另行确认：我们尚未取得涵盖上述完整处理链的已核实“不作模型训练”条款及数据保存承诺，因此目前不能承诺所有处理商均不会用数据训练模型，亦不能承诺零保存。AskCore 内部的用途说明不代表外部处理商的承诺。请先向我们确认；不要把未确认当作已禁止训练。
数据保存多久
下列为目前的分类处理规则。到期数据由定期清理程序处理；设备上的聊天授权失效，不代表服务器上的个案内容同时删除。
| 数据类别 | 保存及删除安排 |
|---|---|
| 匿名网页售前对话 | 启用访客隐私模式时，最后一则访客消息后 7 日到期清理内容及相关个人数据。已转交人工的个案按下一项处理。 |
| 匿名人工支持个案 | 结案后 30 日到期清理内容及相关个人数据；未结案或重新开启的人工个案保留以便跟进。独立维护的共用客户联系记录不会因单一个案到期而自动删除。 |
| 会员对话、电子邮件及账户记录 | 不适用上述匿名访客的 7／30 日期限。目前未设统一自动到期期限，保留至获授权删除或按另行确认的保存安排处理。其他消息渠道有独立政策；必要付款或法律记录可能另须保留。 |
| 知识文件及搜索数据 | 成功处理后移除原始临时上传文件；提取文字、搜索数据及来源数据保留至获授权删除或按已确认安排处理。处理失败的上传须由管理员处理。下载链接指向你批准的自有网站或文件。 |
| 逐步显示的临时回答 | 回答完成时清除；未清除的临时副本在最后一次更新后 10 分钟到期。已保存的完整对话仍按所属对话类别处理。 |
| 匿名访问及恢复查询 | 页面内存中的聊天授权在闲置 5 分钟或总共 60 分钟后失效；结束聊天会撤销授权。一次性邮件恢复码有效 10 分钟，不会授予会员权限。相关到期访问及恢复记录在到期后 24 小时符合例行清理条件。 |
| 诊断、用量及审计记录 | 匿名对话清理会移除或清空与该对话相关的原始诊断、操作及个人数据；不含对话内容的用量、质量及删除记录可保留。其他诊断及审计数据目前没有统一自动到期期限，须按授权删除或已确认的安排处理。 |
| AskCore 管理的指定备份 | 指定数据库备份文件在文件最后修改后 30 日、指定质量检查及诊断日志在 7 日后，符合每日清理条件。这不是所有备份的最长保存保证；不涵盖基础设施供应商快照、另行管理的副本或已下载文件。这些副本的期限须另行确认。 |
| AI 处理商保存的数据 | 各处理商的请求、输出及安全记录保存期尚待书面确认；上述 AskCore 的 7／30 日及临时保存期限不适用于处理商副本。删除 AskCore 内容不代表处理商同步删除。 |
存储及处理地区
标准云端服务: 目前未公开确认实际存储地区；请在上传个人数据前向我们确认。存储、备份及 AI 处理地区须分别确认。
可另行安排香港专用部署或客户指定环境。实际存储、备份及 AI 处理范围，以书面方案为准；标准云端服务不会自动包含香港专用部署，亦不代表所有处理均在香港。
谁可访问及如何分隔数据
你授权的工作区成员按权限访问数据。iGears 获授权的平台运营及支持人员，可为支持、维护及安全调查访问必要数据；以租户身份进入工作区的操作会记录于审计日志。不同租户的数据分隔；同一租户的网站须明确选择才共用知识，共用知识不会自动共用对话或操作权限。必要数据亦会交由上述 AI 处理服务，以及你启用的通信或其他服务处理。
你的责任及隐私要求
我们按已说明的目的处理所需数据。你应确保有权提供访客及客户数据，向相关人士说明用途，取得所需授权并避免过度收集。更改用途或另作推广须有适当通知及同意；提出查询不会自动订阅推广邮件。
如需确认处理商、保存或训练安排，或提出查阅、更正、删除及隐私要求，请电邮 [email protected]。我们可能需要核实身份及工作区权限；如法律或未完成服务责任限制删除，会说明原因。删除不代表即时抹除所有备份、副本或第三方记录。